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部队物资管理系统功能介绍

1. 物资系统主要功能
按照物资管理功能使用,物资管理系统可以划分为物资计划,库存管理,采购管理,综合管理,核算管理,市场信息管理,物资合同台帐管理,查询管理等。
按照管理方向划分,分为仓库综合管理和采购综合管理
1.1. 物资需求计划管理
需求计划管理包括计划的编制、审批、下达、资金定额控制。系统在具备了备品配件定额和生产维护材料周转储备定额的情况下,物资计划的编制,网络审批(用户可自行动态设计审批流程和审批流程模版),并可通过手工进行调整;同时实现物资计划执行情况的预警、超标控制、跟踪、分析、总结等处理。
1.2. 库存业务管理
库存管理主要包括物资台帐管理、物资的日常事务管理等业务。其中物资的台帐管理中主要包括物资的定义、分类、补充库存的方法、采购提前期等物资管理的必要信息。物资的日常事务管理包括物资的入库、出库、退料、转移、盘点、网络审批等日常物资管理的主要业务。支持条码管理和移动离线数据采集,可以根据 条码管理物资的出入库和供应商供货情况。
1.3. 采购业务管理
采购管理主要包括采购申请(采购计划)、询价、比价、审批、采购单(采购合同)、到货纪录,入库的采购业务全过程跟踪。对采购供应商的记录、报价、评价管理。对物资能够处理多税率、多币值采购业务。催询供应商订单交付,处理供应商发票,可进行采购单、采购接收、供应商发票的三方审核处理,可与财务系统相连接,生成供应商应付帐。可根据物料入库价格自动加权平均生成新的物资材料平均价格。
1.4. 物资综合管理
提供对库存积压物资、企业间调剂物资、报废品、非库存物资、外委加工物资、维修设备、二级库物资等的涉及单据及库存台帐管理,优化库存结构,实现维修物资、帐外物资、部门物资的管理。
1.5. 物资核算管理
1)部门物资管理。
统计、汇总部门在特定时间内物资成本情况,实现无计划、超定额、超出计划价规定范围等报警功能。
2)工程物资管理。
统计、汇总某个工程在特定时间内物资成本情况。实现无计划、超定额、超出计划价规定范围等报警功能。
3)物资稽查管理
提供物资凭据(验收单、出入库表单、收发结存帐簿、付款单、发票等)的稽核,实现费用超标报警范围设置、稽核时报警监督功能。
4)费用综合管理
提供年月项目成本核算、报表功能,提供成本差异分摊功能,实现年度接转。
1.6. 市场信息管理
1)供应商管理
建立物资供货厂商的详细信息包括简称或编号,供应商全称,地址、邮编、电话传真、E-mail地址、联系人等基本信息,还包括运输方式、付款条款、开户银行、银行帐号等采购付款信息,对国外供应商应建立其所使用的货币。可以按供应商进行采购量、供货量及准时交货率统计分析,评估、选择最佳供应商。
2)物资信息管理
采集市场物资的平均价格,为计划价格和采购定价提供依据,同时根据物资分类采购策略,采集供应商(渠道)信息。
2. 仓库综合管理
准确的管理设备维护所需要的备件和材料,以灵活的库存政策,以最低的库存资金,在恰当的时间和地点提供维护所需要的物料。
库存管理模块直接为企业设备的日常维修、计划性检修等生产、维护活动和工程项目建设提供可靠的物资保障。通过集成的系统可以动态的共享 188BETAPP,公司各个使用部门的需求情况和各个库存货位的当前及未来各个时段的库存情况和可用量信息,为合理的制订物资计划提供第一手的信息,保证在最短的时间内对于使用部门的物资需求的变化作出响应。
2.1. 功能综述
库存管理主要包括物资台帐管理、物资的日常事务管理等业务。其中物资的台帐管理中主要包括物资的定义、分类、补充库存的方法、采购提前期等物资管理的必要信息。物资的日常事务管理包括物资的入库、出库、退料、转移、调拨、报废、盘点等日常物资管理的主要业务。
库存管理中可以根据物资的不同分类和不同情况进行入库,可以实现物资的有效期控制,并可以自动提示处理过期材料和废料,支持通过 条码扫描器来采集数据。同时可以实现技术资料档案的管理,可以生成各类报表,实现物资帐目的稽核等功能。
? 全面管理事故备品、轮换备品等库存物资和非库存物资。
? 当仓库的物资低于安全库存,生成报警提示。
? 根据物资出入的动态,向你汇报不合理物资的清单。
? 通过用户定义得经济订货批量、标准订货点和安全库存算法自动计算需要重新订购的物资和数量。
? 根据用户的定义,可以为短缺物资选择替代品。
? 可以划分和建立多种管理税率、出入库方式不同的仓库,各仓库可以建立自己单独的安全库存指标和订货方式、订货点等。
? 记录库存物资的位置、数量和容量,最大利用仓库空间。
? 条码扫描出入库,新物资自动生成物资编码和条码,条码打印;
? 根据物资的大小类自动生成物资编码。
? 根据对不同物资分类的管理,仓管员查看和管理自己有权限的物资。
? 跟踪物资的需求、入库、出库、退库等等全过程。
? 根据物资的退换货记录和出入库动态,综合全面评价供应商。
库存管理示意图:



2.2. 物料入库管理
分为计划和非计划入库两种入库方式,计划入库是有采购订单的物资的入库,采购订单中的物资全部入库完毕后系统自动完结该采购订单,实现对采购计划的闭环管理。
如果是新的物资,根据物资的分类,自动生成物资编码和条码;否则扫描条码自动根据管理单位扫描入库,并根据条码上的供应商信息,自动记录供应商供货物资、数量日期等信息。
如果入库需要审核验收流程管理,可以开放工作流进入流程式管理,一般不多用此方法。
2.3. 物料的发放、退还功能
一般物资的领用与退还功能可以在库存管理模块中的材料申请中完成,可直接输入领料数据,也可以自动生成领料单(出库单),经过领料单审批流程(网络上审批),审核通过以后,物资领用出库万成。有的地方,制作领料单的和领用人不是一个人,可以为每个领料单制作领用密码,领料人可以根据领料单的制作人指定的密码来领用。仓库人员根据材料申请单发货,扫描条码,记录物资发放的数量、日期等信息。库存资金会同步转移,相互匹配。通过库存管理模块中的退还材料申请中可输入退料信息。
物料的领用与退还功能可以在预防和纠正性维修的库存事务中完成。
2.4. 库存物料的盘点功能



库存管理模块中可以实现库存物料的盘点。可以实现零星物料的盘点,可以通过盘点报告对库存物料进行盘点,可以通过循环盘点的功能对库存物料进行盘点,见上图。
利用条码扫描枪或者条码手持终端,扫描物资,记录物资数量等信息,然后通过数据线或蓝牙技术,将盘点信息上传到局域网工作站,并生成盘点报表。
2.5. 物资的有效期控制
库存管理模块中可以在库存件中为每一类物资设置一个耐用天数,并在该类采购物资接收时登记其的批次,同时从物资接收的时刻起记录该类物资的生效日期,该类物资超出有效期后,该批次的该类物资即为过期材料和废料,不可以使用。
2.6. 支持条码扫描器来采集数据
仓储管理中全面支持条码技术
条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号,用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。条码系统是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的自动识别系统。
仓库管理系统全面引入条码管理,以物品条形码和仓库位置条形码为联结纽带,结合先进的条码设备,彻底解决企业管理系统数据收集准确性问题,全面提高企业管理效率。条码主要应用于物资的出入库、盘点等业务中。
采用条码技术,并与信息处理技术结合,可确保库存量的准确性,保证必要的库存水平及仓库中物料的移动。与出库、入库协调一致,保证产品的最优流入、保存和流出仓库。
2.7. 不同库间信息共享的管理
提供了多公司和多站点(车间)的管理,在系统内可定义多个站点,每个站点下又可根据需要并依据不同的仓库管理策略来定义各种仓库。各个站点之间的物资/备品备件可以进行相互的调用,这样就提高了设备维护效率并减少了采购成本。
灵活的仓库管理策略使用户可根据需要建立各种逻辑和实际仓库或位置,如验收仓库、报废仓库、电子仓库、保税仓库、工装设备及工具仓库、普通仓库、现场工作仓库、托管库、运输位置、供应商位置等等;也可以按物资分类和管理类别划分仓库,如成品物资仓库、加工件物资仓库;还如工程物资仓库、备品备件仓库等等多种方式自由管理不同的物资
系统中可以通过给不同的用户不同的权限,使其可以有权共享部分库或全部库的信息,来实现不同库之间安全级别的设置。
2.8. 库存物品的属性定义
库存管理模块中,可以在库存件中定义库存物品最基本属性的一些基础数据,比如:零件类型、计量单位、型号规格(作为一个厂家产品的规格、型号、系列)、材质等。
2.9. 物料分类的管理
首先在库存管理模块的基础数据中定义一些物料的分类数据,如商品组、计划者、物资类别、物资状态、ABC代码、物资大类、物资小类等,然后在库存件中与库存物品关联。物料的分类管理,可以方便物资管理人员进行查询、统计。
2.10. 跟踪多个仓库库存的缺货、余量
库存管理模块中,对于一种物资在不同仓库的库存数量可以通过库存件可用性计划来查看当前及未来各时段的缺货数量和余量。
2.11. 物料成本的管理
库存物品入库后,库存件数量会相应的自动调整;根据用户选定的库存件计价方法,如标准成本法、加权平均法、先进先出法、后进先出法等,系统会自动调整库存件的成本。
2.12. 仓库的计划管理
在库存管理模块的库存件中,可以定义相应物资的安全库存量、重新订货点、经济订购批量等计划数据。
通过执行库存管理模块中的生成建议订单的功能,自动的生成重新订货的采购申请。
定期执行库存管理模块中的库存件计算功能中的计算计划数据的功能,系统会自动的根据库存件历史收发料等事务进行分析,重新计算库存件的计划数据,使库存件重订货方法更精确。
2.13. 动态的备件信息管理
库存管理模块可以提供给相关管理人员备件的动态信息。在库存件计算的功能里,可以随时自动计算并更新备件的采购成本和库存值。通过库存可用性计划的功能,可以随时查看当前或者未来各个时段的备件的库存水平和供需情况。
2.14. 备件的管理
库存管理模块中,可以在库存件中建立备件的台帐和备件相关的分类信息、属性、计划信息等。
同样可以根据维修设备工单的具体需求、备件的库存数量等编制备件计划。库存件可用性计划是计划信息的主要来源。
库存管理模块可以处理备件的日常库存管理业务(入库、发料、移动、盘点等)。
系统中可在设备记录中查找设备维修所需的备件,维护该设备维护所需备件的数量(单机装配数量)也可以查到。同样可以结合管理人员的经验设定备件的最小库存数量和重订货点,当备件的库存水平低于重订货点时,可以在 系统中执行自动生成备件的补货计划。
2.15. 物资的出入库单位管理
物资的采购运输都采用大包装,包括发票的,都以商家的物资管理单位流转,但是一但进入仓库以后,发放的单位就要发生变化,本系统采用了采购单位和库存单位两种单位管理物资。
比如,二极管采购和入库可以采用[盒]的单位管理物资,但是出库可以采用[个]的管理单位。系统根据定义自动转换。
2.16. 查询及各类统计报表
提供按任意条件组合查询、模糊查询等诸多功能,为业务人员提供各种统计、查询表单,方便其随时了解相关信息并作出正确的分析与决策。
所有的库存管理的业务中产生的各种库存事务、成本信息、统计信息、决策分析信息、库存物资的原始跟踪和用法跟踪(生命周期跟踪)、条码等均可以在库存管理模块中的库存查询功能中查询到。
查询结果可显示在屏幕上、可以生成打印预览、可以按照用户的需求定制报表并打印、可以输出到文件或导入电子表格。系统生成的报表可以实现物资帐目的稽核、相关人员统计、分析、辅助决策等功能。
2.17. 物资月结管理
可每月对物资进行月结处理,将每月月结数据,转历史库,可随时查询打印库存月度报告。
3. 采购综合管理
如何从成千上万种物资材料中找出真正需要采购的物料。系统提供用户不同的采购政策,对常用的标准材料、物资、事故备件可根据定货点和安全库存的标准自动产生采购计划,自动产生采购单。对非常用库存物资,可由物资申请时根据库存情况,平衡库存后自动产生采购计划,经审核后产生采购单。这样就保证了将有限的资金采购需要采购的物料,既满足了设备维护使用,又尽可能减少了采购和库存流动资金。
采购的使命就是使正确的备件、物资或服务在正确的时间、以良好的状态到达正确的地点,为企业的正常生产和维修提供最及时的保证。采购管理主要是对生产过程中所需各种物资、备件和服务的订购所进行的计划、组织和控制。
采购管理主要包括采购申请(采购计划)、询价、比价、审批、采购单(采购合同)、到货纪录,入库的采购业务全过程跟踪。对采购供应商的记录、报价、评价管理。对物资能够处理多税率、多币值采购业务。催询供应商订单交付,处理供应商发票,可进行采购单、采购接收、供应商发票的三方审核处理,可与财务系统相连接,生成供应商应付帐。可根据物料入库价格自动加权平均生成新的物资材料平均价格。
3.1. 功能综述
? 处理来自于工单、缺陷单等生产需要产生的采购申请。
? 根据标准材料、物资、事故备件安全库存的标准和定货点自动产生采购申请。
? 采购管理支持合同全流程管理及物资调拨等功能,对需要采购的物资和服务产生采购定单,并根据需要自动产生单独和统一的批量采购合同。
? 对采购物资进行报价比价管理,了解供应商的报价、批量、性能品质、服务和供货传送周期等,选择或者自动选择和设定默认的供应商。
? 物资、服务等提供的公司、厂商(供应商等)的资质、能力和信誉评价管理,综合商品报价、质量、服务质量和履约能力信誉等多方面,甄选选用最恰当的供应商。
? 采购申请、定单的审批流程管理,物资或者服务进度、情况整个过程跟踪管理。
? 定义多种货币和多种税率,支持国内和国际采购。
? 支持条码扫描入库,物资编码和条码的自动生成。
? 物资采购可以根据物资分类或者选定分权限进行管理。
? 建立供应商等的多媒体信息(资质、证书图片、word文档、Excel表、图纸等信息)
? 采购物资的计划来源可以是:按照物资分类利用库存计划自动生成的采购申请、大小修和工程项目的物资需求产生的采购申请、设备等产生的维修工单中物料需求产生的采购申请、计划员人工编制的采购申请计划;
采购管理结构及流程如下图:



从框图上我们可以看出,采购模块真正实现了采购周期的管理
3.2. 物资管理
凡是生产维护过程中所需要的任何的采购物资(设备、备品备件、耗材等),均可在采购件中事先建立好基本信息。物资信息中定义了采购物资的一些属性,如采购使用的计量单位、负责该采购物资质量的质量分析员、负责该物资采购的采购员、对该采购物资的负责的技术协调人,可以对该采购物资进行分类统计的采购组,该采购物资的规格型号、制造出厂的厂家标识号等。提前建立好的物资信息,可以方便采购申请和采购订单中引用。
3.3. 采购申请的来源
在系统中,采购申请可以来源于以下情况:
1. 工单的执行产生物料的需求,对于不能够满足需求的物料,可以生成采购申请;
2. 可以将计划性的大、小修和基础建设在项目管理中定义为项目,项目分解为若干个子项目,子项目可以分解为若干个活动,再把活动分解为具体可操作的对象,如设备检修工单、基础建设工程的的施工工单、采购申请等。采购申请可以采购检修项目需要的具体的物资,或向第三方采购的检修服务,监理服务等;
3. 重订货点法计划的库存物资,当库存现有量低于订货点时,系统可以自动生成采购申请,生成计划的选择条件可以是计划员也可以是相关的物资分类;
4. 计划员可以结合自己的经验和判断,人工制订采购申请和计划;
5. 采购申请中专门设有无零件的采购行,用来建立外包服务的采购申请。

3.4. 采购申请的审批管理
采购模块中对于采购申请的有专门的审批管理。
首先将有审批权限的相关人员建立为审核者,具有相同审批权限的审批者建立一个审核组,然后可以按照不同的采购申请人提交的采购申请、不同采购员负责的采购物资、采购申请金额的范围等不同限制条件组合建立具有不同审批步骤的采购申请审批模板。通过事先设置好的审批模板可以方便的对不同情况的采购申请进行审批。
3.5. 供应商的管理
供应商是采购物资或采购服务直接或间接的提供单位。提前在供应商台帐中维护好供应商的信息,可以方便的应用到采购询价、采购订单、采购催询、采购物资接收、采购退货和供应商发票管理等功能中。
供应商信息中事先定义了供应商的通讯地址、联系方式、交付方式(主要数据是运输提前期、内部处理时间等计算采购提前期的关键时间)、付款信息、发票等信息,为采购业务的处理中提供了一些供应商的基本数据和缺省信息。
所有供应商必须在已定义完基础信息才有可能被系统认可。对某个物资,可以在采购模块的询价处理中指定投标商。严格的流程定义加强了对供应商资格的管理,为及时、准确的采购交付打下了基础.
在采购模块中,可查询供应商的物品质量,退货原因等。 系统根据对供应商历次到货及时率、到货验收质量,协助企业相关人员评判供应商质量及可靠性,以决定该供应商为主要供应商还是辅助供应商或取消供应商资格。
3.6. 物资与供应商的管理
一般说来,企业处理采购业务时主要通过以下途径选择供应商:
对某批采购物资采用招标、询价等方式,按照比质、比价的原则选择适合的供应商;
专用的备品备件的采购有可能只能从设备厂商或其协作厂商采购,有的采购物资或采购服务的只能由专一的供应商提供,这时,供应商的范围是确定的;
通过与供应商的长期合作,可以同性价比优的供应商建立起密切的合作关系,双方共同建立统一的检验标准,简化采购的手续,提高了采购的效率,这也相当于采购物资的供应范围确定。
后两种采购的情况,可以事先在采购模块中采购件与供应商中建立一些基本信息,方便在采购的应用中直接使用该信息,设定物资的默认供应商、主供应商。
物资和供应商中主要是事先定义的采购物资与选择范围内的供应商的价格信息和验收方式,同时定义了供应商对该物资定义的零件号等信息。同时也定义了制造该物资的时间和企业内部验收该物资的时间,作为采购提前期的一部分,为采购计划的准确执行提供了必要的依据。
3.7. 采购申请的询价管理
对于上一节中第一种采购方式,有严格流程控制的询价管理是必不可少的。对于某一个采购申请中的采购物资,如果决定采用询价的方式进行采购,即可应用采购模块中的询价处理。
可以在采购申请批准下达后,对其生成一个采购申请的询价申请,询价申请中主要包括询价回复的截止时间,询价的物资,询价的单位,询价的供应商等必要的信息。针对同一厂家的不同采购申请单的询价单, 系统会自动提示用户是建立在同一张询价单上还是另外单独建立。
相关人员人员审批通过该询价申请后,即可将该询价申请下达,可以在系统中为每一个询价的供应商打印询价单,也可以通过Email和传真直接将询价单发送到询价的供应商处。
供应商在规定的截止日期内发送报价到公司后,即可将报价结果录入到系统中,相关人员就可以根据报价结果(价格、折扣等信息),综合考虑供应商的运输是否快捷、信誉、质量等因素后,将一定范围内的供应商确认后,提交相关负责人审批,审批中选择确定的向其采购的供应商,系统中可以根据询价审批结果直接生成采购订单。对于其余落选的供应商,系统可以自动向其打印拒绝信。每个供应商的询价结果会记录到数据库中,以便日后查证或参考。
3.8. 采购申请到采购订单的转换
采购模块提供四种生成采购订单的途径:
1. 由采购申请生成询价申请,然后根据询价结果生成采购订单;
2. 由采购申请直接生成采购订单;
3. 计划员直接手工生成采购订单。
4. 通过与供应商达成的批量价格协议可以直接生成批量订单.
以上四种情况生成的采购订单在未批准前都可以修改。前三中途径中的一个采购申请针对不同供应商可生成多个采购订单。
对于多个详细开列的采购申请单,在转换成为采购订单时,系统提供了将其填加到某一已存在的采购订单中,以批量的优势来取得价格的优惠。
3.9. 采购订单的审批管理
生成的采购订单同样可以通过设置好的采购订单审批模板来审批。模块中,采购订单可以自动根据不同的供应商、不同的供应商统计组、采购订单金额的上下限、采购员和采购的协调人等组合条件选择适合的审批模板,按照该审批模板中的各审核步骤,通过规定的审核者或审核组成员对采购订单进行审核。
采购订单审核通过后,即可下达该采购订单。
3.10. 采购订单的打印
采购订单下达后,在系统中即可打印该采购订单。
3.11. 采购订单的确认催询管理
如供应商迟迟不对该采购订单回复确认结果,系统提供了采购订单的确认催询管理。在系统中可以生成该采购订单确认催询单。以敦促该供应商尽快对该采购订单进行确认。
系统中还提供了在采购订单确认催询报告中打印确认催询单的功能,用来打印记录在系统中的各次采购订单确认催询记录。
接到供应商对该采购订单的确认回复后,即可认为该采购订单生效。
3.12. 采购订单的交货催询管理
如供应商在交付截止日期到时不能够及时交付,系统提供了采购订单的交付催询管理。在系统中可以生成该采购订单交货催询单。以敦促该供应商尽快交付该采购订单采购的物资。
系统中还提供了在采购订单交货催询报告中打印交货催询单的功能,用来打印记录在系统中的各次采购订单交货催询记录。
3.13. 采购接收管理
采购中支持不同的到货方式管理:
1. 如果接收与仓储是同一个部门,并且采购物资质量有保证,就可以不经检验,直接接收入库;
2. 如果接收与仓储不是同一个部门,并且采购物资质量有保证,可以先由接收部门检验数量后,不经检验,由接收入库;
3. 如果采购物资需要两段检验接收入库,则可以先检验采购物资的数量,然后再检验采购物资的质量,将质量检验合格的采购物资入库。
在一张采购订单上,可以包含入库件、也可以包含针对某个工作单、项目的直接发放件。根据与供应商的关系、供应商的一贯质量水平以及对于具体采购物资的使用与管理,可以建立不同的采购接收方式,从而可以灵活的设立具体的某个供应商的采购件的采购接收的流程。采购订单到货后,可以直接发放到工作单、项目,也可入库。在实际操作中,为保持数据完整性和实际工作需要,若现场急需采购件,则货到后可直接领料,而在系统内,逻辑上仍按日常方式入库、发料,保留两条记录。
系统可以满足特殊的接收方式,一张采购订单可以在同一或不同的地点接收,可以在同一或不同的地点检验,可以将经过检验合格或免检的采购物资发到同一或不同的地点的仓库。
采购到货后可以选择打印到货的采购物资的条形码和到货报告。
采购物资验收完成后,可以将检验结果登陆到系统中,并打印检验报告。对于检验不合格的采购物资可以选择报废、退货、返工等不同的处理,并将检验结果、退货数量、退货原因、质量分析员等必要信息打印到退货单中。
3.14. 采购过程的合同全流程管理
主要是管理合同台帐,不包含合同审批流程。
采购订单提供了合同的关键性条款事项如编号、数量、规格、价格、交货方式、付款方式…,通过文档管理模块可进行合同文本的审核及关联。同时在采购订单可设置收货的里程碑(合同的形象进度)和付款进度。付款进度批准以后可生成付款申请到财务。
通过对已批准采购订单的版本管理来进行合同变更的跟踪,交货日期、物项名称、数量及价格的变化,采购单都会生成新的版本。在采购订单的收费栏中可定义费用类型(运输费、保险费、海关费…)及费用的成本分摊(按数量分摊或按总金额分摊)、支付方式(供应商支付、承运商支付、我方支付)。
3.15. 所有采购事务的综合查询
采购模块提供了多种查询和统计采购计划执行情况的工具。计划员可以查看每一个已完成和正在进行中的采购订单并分析具体原因。每一个采购订单都提供备注功能,相关人员可以把采购任务执行中的实际情况写到该字段以作参考。
利用采购查询功能可按多种组合条件查询某一时期、某种件号或某个供应商的采购合同资金、数量等各种信息。系统提供按某些字段进行组合条件查询的功能。同时,企业也可把查询原始数据导入到电子表格。
3.16. 管理采购的相关文档资料
功能强大的文档管理功能在采购模块中可以将采购相关的文档管理起来。如针对某一采购订单的合同可以作为一个文档挂到采购订单中,也可将采购物资图纸作为文档挂到采购单中一起发给供应商,也可以将采购订单输入到某一格式的文档中。

 
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