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创立库存管理机制、提升内部控制管理水平

                                   ——江苏盐阜人民商场内控评审侧记

  江苏盐阜人民商场集团有限公司内审部门紧紧把握现代内部审计的发展方向,在对原有粗放型管理制度的评审中,既向管理层提交构造新的管理模式、建立新内控制度的设计方案,又对内控制度运行效益和效果跟踪评审,在评审中不断完善内控制度,始终走在内部控制的前沿。

  他们根据多年内审工作实践,深感零售企业营销管理环节中的商品库存管理是影响经营效益的关键。早在1991年10月,在对库存商品盘点表进行检查时,就发现柜组普遍存有代销商品不及时入账现象,存在很大程度的效益流失隐患。1995年5月,在对某库存结构有问题的经营部做评审时发现:经销的库存商品中,残损、冷背呆滞、价高质次等有问题商品的比重,高达经销总额的40.53%;柜组库存中“有账无货”的“空头账”占到11.62%,其中既有失窃、少款、盘亏等长期挂账待处理损失和退货、返修而长期无着落的悬案,也有长期擅自赊欠、挪用等。1997年10月,在对某柜组做抽盘时,发现有数万元残损、冷背、淘汰的代销商品,因人为因素超付代销货款,已转变成经销商品,几乎全部报废。1998年,在对某部门经理做离任审计时,481.83万元库存商品中,有问题商品占26.3%,形成财产净损失69.28万元,仅此一项,就吞噬了该部门前五年的全部经营利润.

  上述情况引起了公司管理层的高度重视,促使内审人员下决心从建立健全库存管理内控制度的基础性工作做起,逐一调查研究商品进、销、存的每个环节,188BETAPP,针对管理工作的失控点、薄弱点,依据内控原理和内控要素,起草了《进货管理制度》、《代销商品管理制度》、《商品盘点制度》、《库存商品预警报告制度》,得到了集团领导的首肯。这四项制度的建立和实施,不但将库存管理的控制点有效前移到产生有问题商品的源头——进货关和付款关,防止“病从口入”,而且对每月一次的库存盘点和盘点后的一系列管理环节、操作规范及违规处罚做了详细的规定。主要有:

  针对过去柜组擅自接收代销商品、进人情货、付人情款及入库不入账和入账不及时等现象,取消柜台进货权,采取凭代销合同建立柜台代销商品台账,规定代销商品进、退库和销货款结算业务必须当日记载台账,月终必须按供货单位分户盘点存货,实行了“台账控制和归户盘点双控法”。这一办法的推行,加强了购、销、存的动态管理,使柜组人员、部门经理及职能部门能够随时掌握供货客户的商品存量和销售动态,为及时、准确结算货款,及时清退动销缓慢的库存,加速商品周转,提高库容利用率提供了详实的依据。

  针对过去柜台内“有账无货”的“空头库存”造成的损失,创立了“盘点表‘往来库存’专项控制法”。明确规定:盘点时必须坚持见货盘货,实实在在地反映实物存量;对与柜组账存总额相关而盘点时不在货架、仓库内的商品,如“已购未提”、“已提未售”、“已售未付”、“已退未冲”、“返修在途”、“索赔索补”、“待处理损溢”等临时账项,必须凭各种有效凭据,在盘点表的末尾或末页集中填写,并逐项写明发生“往来”的单位、时间、经手人。还规定:部门会计必须对柜组盘点表账存额复核、盖章;经理每月审阅盘点表时,必查“往来库存”,督促经手人及时清理、清收;职能部门除随机做抽盘外,对盘点表内挂账时间较长的账项,跟踪督查,限期清收,超期则追究责任。因而既有效杜绝了个别员工擅自赊销、挪用,又防止了呆、坏账的发生。

  针对过去柜组员工只关心账货相符、对压库的不适销商品缺乏责任感和紧迫感现象,创立了“库存预警管理法”。明确规定:柜组每月盘点后必须对存货质量、销售态势做分析,凡临近保质期、临近时令或已过时令,及入库出样一定期限后销势缓慢、存量偏多、售价偏高等可能会转化为有问题商品的五种状态商品,必须填写《库存商品预警报告单》;部门经理必须对柜组的预警报告及时审查,及时提出处置意见,限期消化。

  对“四项制度”运行情况和效果,内审部平时经常督查、评价。需做进一步改进和完善的,及时印发《管理内参》,引导整改;一旦发现违规操作或管理脱节而形成损失,则逐级追究经济责任。

  上述库存管理内控办法,突出库存商品的“质”、“价”、“量”三个动态因素,对管理流程进行再造,其业务循环控制的要求及内部控制的责任十分明确,强化了内部控制的刚性,提升了内审服务的层次,具有一定的先进性和严密性、合理性和可行性,其中“库存商品预警法”1999年获江苏省现代化管理成果二等奖。实行这一新的库存管理综合控制机制以来,有效地防范了经营风险,堵塞了效益流失的漏洞,企业的存货适销率一直保持在98%左右,未收账款数量大大下降,资金周转大大加快,资产营运质量明显提高,使企业在激烈的市场竞争中能一直保持活力,商品销售额和利润总额年年创新高。

 

 
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